По общему правилу независимо от применяемой системы налогообложения материальная помощь облагается НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).
Из этого правила есть исключения.
Так, не нужно удерживать НДФЛ:
с материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника (бывшего сотрудника, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту) (п. 28 ст. 217 НК РФ);
с единовременной материальной помощи, выплаченной в течение первого года в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка родителям или усыновителям, опекунам, в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка;
с материальной помощи (независимо от ее размера), выплаченной в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством. Источник выплаты не важен. Единовременно выплачены суммы или нет – не играет никакой роли.
При этом подтверждающим документом может быть, например, справка из санэпидемстанции или от пожарной службы;
с единовременной материальной помощи в любом размере, которая выплачена членам семьи умершего сотрудника или бывшего сотрудника-пенсионера.
Освобождается от НДФЛ и матпомощь сотруднику либо бывшему сотруднику-пенсионеру в связи со смертью члена или членов его семьи.
Данное правило действует и если умер член семьи совместителя либо сам умерший сотрудник являлся внешним совместителем;
с материальной помощи (независимо от ее размера), выплаченной пострадавшим (родственникам погибших) от террористических актов на территории России.
Источник выплаты не важен.
Единовременно выплачены суммы или нет – не играет никакой роли.
Документом, подтверждающим факт совершения террористического акта, является, например, справка из органов внутренних дел.
При этом единовременной материальной помощью считается такая помощь, которая предоставляется человеку на определенные цели не более одного раза в год по одному основанию (письмо ФНС России от 18 августа 2011 № АС-4-3/13508).
Она освобождается от НДФЛ независимо от того, как ее выплатили – сразу всей суммой или частями в течение года (письмо Минфина России от 27 августа 2012 № 03-04-05/6-1006). Главное, чтобы основанием для этого был один документ, а именно приказ или распоряжение руководителя.
Если же сотрудник получает матпомощь от работодателя по двум и более приказам (распоряжениям), то считать ее единовременной нельзя. И тогда с выплат по второму и последующим приказам (распоряжениям) придется удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 31 октября 2013 № 03-04-06/46587, от 16 августа 2013 № 03-04-06/33543.
Полный перечень оснований, когда НДФЛ с материальной помощи удерживать не нужно, приведен в пунктах 8, 8.3 и 8.4 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
При освобождении от НДФЛ материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника, учитывайте следующее.
Материальная помощь может считаться выплатой стимулирующего характера (например, зависеть от размера зарплаты и соблюдения трудовой дисциплины).
А может и вовсе не быть связанной с результатами труда, например, матпомощь к празднику или юбилею.
Для удержания НДФЛ цель выплаты материальной помощи значения не имеет.
То есть независимо от цели выплаты сумма, не превышающая 4000 руб. в год на одного человека, НДФЛ не облагается.
Такой вывод следует из пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждается в письме Минфина России от 22 октября 2013 г. № 03-03-06/4/44144.
При освобождении от НДФЛ материальной помощи в связи со смертью члена семьи сотрудника обратите внимание на следующее. По данному основанию не облагается НДФЛ единовременная выплата членам семьи сотрудника, не только умершего, но и погибшего в результате несчастного случая на производстве (письмо Минфина России от 18 мая 2012 г. № 03-04-06/6-141).
Подтверждающим документом для выдачи такой материальной помощи является свидетельство о смерти.
Также для подтверждения родства граждан (например, при разных фамилиях у супругов) могут потребоваться свидетельства о браке или рождении. Не нужно удерживать НДФЛ и в случае смерти близкого родственника сотрудника (например, брата или сестры), который формально не признается членом его семьи.
Налог не удерживается при условии, что умерший проживал совместно с сотрудником (письмо Минфина России от 14 ноября 2012 г. № 03-04-06/4-318).
Во всех остальных случаях налог нужно удержать.
Удержание НДФЛ в учете отразите такой проводкой:
Дебет 73 (76) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с суммы материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника).
Пример удержания НДФЛ при выплате сотруднику материальной помощи свыше 4000 руб. за год
При этом порядок удержания НДФЛ с материальной помощи сотрудникам российской организации, длительное время выполняющим свои трудовые обязанности за границей (и не являющимся налоговыми резидентами), имеет свои особенности.
Если организация выплатит таким сотрудникам материальную помощь, то с суммы, превышающей 4000 руб. в год на одного человека, нужно удержать
НДФЛ по ставке 30 процентов (как с доходов, полученных нерезидентами от источников в России) (п. 2 ст. 209, п. 3 ст. 224 НК РФ).
Налог с материальной помощи начисляется несмотря на то, что с зарплаты (и иных сумм вознаграждения за труд) таких сотрудников НДФЛ не удерживается.
