На сотрудников филиала справки 2-НДФЛ за 2015 год сдает головной офис, но сведения надо подать в инспекцию, в которой состоит на учете подразделение.
При сдаче справок 2-НДФЛ за 2015 год следует помнить 4 пункта:
- В инспекцию подразделения надо отчитаться за работников офиса.
- Справки 2-НДФЛ за закрытые филиалы надо сдать в головной офис.
- Надо сдать две справки, если сотрудник переведен в филиал.
- Справки надо сдать в электроннм виде, если в офисах работает больше 25 человек.
В инспекцию обособленного офиса надо сдать 2-НДФЛ за 2015 год на работников, которые трудятся в подразделении. Кроме того, если офис сам заключал договоры подряда с «физиками», по доходам исполнителей надо отчитаться по месту учета этого подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если компания сдаст справки не туда, инспекторы могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Из общего правила есть исключение, но только для крупнейших налогоплательщиков. Они вправе отчитаться за всех работников в инспекцию по крупнейшим.
Справки за работников подразделения, которое компания закрыла в середине года, надо сдать в инспекцию головного офиса. Но в справках на работников подразделения надо поставить КПП по месту учета закрытого офиса, а также тот ОКТМО, который был записан в платежках по налогу. Так же рекомендует ФНС России (письмо от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838). Если отправить сведения в инспекцию, где компания уже не состоит на учете, налоговики их не примут.
По доходам работника в нескольких обособленных офисах надо сдать отдельные справки. Например, если работника перевели из головного офиса в филиал, то в одной справке надо записать ОКТМО и КПП по месту учета компании, в другой - коды по месту учета филиала. А вот если работник ездил в командировку в филиал, то справку надо сдать только в инспекцию головного офиса. Командировка не признается переводом на другое место работы (письмо Минфина России от 11.04.2-13 № 03-04-06/11990).
Компании, в которых число сотрудников 25 человек и больше, сдают справки 2-НДФЛ за 2015 год только в электронном виде, через интернет (п. 2 ст. 230 НК РФ). Некоторые компании ошибочно считают, что могут отчитаться на бумаге, если в головном офисе больше 25 работников, а в подразделении меньше. Это неверно. Число работников нужно считать в целом по компании. Если общее количество 25 и больше, то инспекторы не примут сведения за подразделение на бумаг.
